一行一种包装，先把货物数据做清楚
建议按纸箱、木箱或托盘分别建行，填写每种包装的数量、单件毛重和外尺寸。尺寸应包括托盘、底座及突出部分；没有完成包装时，注明是预估值，并告诉报价方预计何时能提供最终数据。
多种型号混装时，另附商品与箱号的对应表，避免把产品数量误写为运输件数。例如一托盘内有多个纸箱，询价应同时说明托盘数和内部箱数，不能让不同报价方分别按不同层级理解。
| 数据项 | 推荐写法 | 容易遗漏的部分 |
|---|---|---|
| 件数 | 按外包装分组列明 | 托盘内箱数与商品数量 |
| 重量 | 每件毛重与合计重量 | 包装和底座自身重量 |
| 尺寸 | 包装后长×宽×高并注明单位 | 突出件、护角和托盘高度 |
| 装载 | 是否可叠放、受力点及装卸方式 | 顶面承重或重心限制 |
说清货物属性，不只填写商品简称
使用能够识别用途的品名，并补充材质、型号及货值信息。“配件”“设备”这类简称不够判断运输条件，可以附产品说明和实物照片。涉及电池、液体、粉末或其他需审核属性时，应主动说明，按接单方要求提供对应资料。
如果产品归类或申报资料尚未确定，先标出疑问，交由实际申报人员核实。不要为了获取普通货报价，省略可能影响线路选择的属性；初步报价也不等于承运审核已经通过。
整箱或拼箱之外，还要明确交接方式
如果希望比较整箱与拼箱，应提供同一组货物数据，请报价方说明各自的计费和交接范围。若指定箱型，仍要复核货物能否装入、如何固定、由谁装卸及包装是否适合操作；不要只凭总体积作装箱结论。
起点可以是工厂、仓库或指定交货点，终点可以是站点、仓库或商业地址。写明城市与邮编、地址类型、可接货日期以及是否需要预约。收货方没有卸货设备或有车辆限制时，应在核价前说明。
- 出发端：提货地址、备货日期、装货设备、联系人工作时间。
- 到达端：最终地址、收货时间、预约流程、卸货与回单要求。
- 交接边界：谁负责清关、提货、仓储及最后一段配送。
收到报价后，用确认表关闭未决事项
核对报价采用的件数、重量和尺寸是否与你的版本一致，再查看计费单位、最低收费、已包含项目和例外费用。计划开行日期与货物可接受截止日应分别确认，不要把报价单上的预计时间当成已订舱通知。
保留报价版本与有效期，在交货前集中更新一次最终装箱数据。如果货量、包装、收货地址或时间发生变化，请重新确认费用和可操作性。向鸿速达发送询价时，一并列出仍待核实的问题，有助于区分可以报价的部分与需要进一步审核的部分。
常见问题
只知道总重量，可以先问铁路价格吗？
可以先做初步沟通，但应说明资料不完整。包装后的尺寸、件数、地址和货物属性未确认前，价格通常不足以支持最终运输决定。
已经有海运装箱单，可以直接用于铁路询价吗？
可以作为资料起点，但要检查是否含最终包装尺寸、叠放限制、装卸要求和本次交付地址。原装箱单未包含的信息需要补充。
询价资料与交货时尺寸不一致怎么办？
尽早提交更新后的明细，请报价方重新审核装载和计费条件。保留前后版本，避免仓库、业务和收货方使用不同数据。