用具体商品描述说明样品用途
“样品”“礼品”“配件”只能表达部分用途，难以让审核人员了解箱内物品。建议采用具体品名，加上材质、型号或用途中与识别商品有关的信息。例如描述一件金属连接部件时，应说明其实际名称与使用场景，而不是仅写“测试件”。这里是描述方法，不是某一商品的申报结论。
还应区分用于展示、测试、客户评估或实际销售的不同情况。如果之后计划退回样品，或者样品包含多个零部件，提前告诉负责运输和申报的人员。不要等货物到达后，才临时解释物品用途与文件内容为什么不一致。
发票与装箱信息应能相互对应
DHL 的备货说明列出运单以及视货物、价值和目的地而定的清关文件，并区分商业交易与非销售寄送可能使用的发票形式。实际采用商业发票还是形式发票，应结合本票情况由承运或申报人员确认，不机械照搬其他国家页面上的份数要求。
可以先整理下表字段供审核。若只是免费供样，应写清事实和用途，并提供可以解释价值的资料，由负责申报的人员核实采用何种申报口径；不要为减少费用故意低报，也不要让不同文件出现互相矛盾的数量或金额。
| 资料字段 | 建议整理内容 | 发出前核对 |
|---|---|---|
| 商品描述 | 具体品名、型号、材质或用途 | 与实际样品一致 |
| 数量与包装 | 各品项数量、箱号、件重尺 | 与装箱明细能够对应 |
| 价值信息 | 金额、币种及可解释的依据 | 供样用途不替代价值说明 |
| 交易与寄送用途 | 销售、测试或展示等实际情况 | 发票形式经本票确认 |
| 收发件主体 | 名称、地址、邮编及联系信息 | 联系人知晓接收及补资料任务 |
先核收件人，再确认交付安排
发件前让收件人核对完整地址、部门或楼层、邮编和当地可联系的电话。公司名和联系人名承担不同识别作用，不宜只保留其中一个。若送到实验室、展会或临时办公点，额外确认接收时间、代收安排和预约要求，并注明谁负责沟通。
同时确认进口资料与相关费用由谁处理。客户同意接收样品，不一定意味着已经准备好处理清关询问。建议在交货前向收件人说明会收到的通知，并约定补资料时的响应联系人，减少包裹到达后无人回复的问题。
特殊属性不能因为是样品而省略
样品数量少，不等于可以忽略电池、液体、粉末或其他需要审核的属性。IATA 的电池资料说明，电池航空运输需要根据配置等条件判断。带电样品应先说明电池类型、参数及是否装在设备内，并按实际产品取得所需资料，不以“普通电子配件”掩盖情况。
对于未确定属性的样品，先请制造方提供准确说明，再让物流方判断所选运输方式是否接受。不要在品名、包装标识或文件之间使用互相冲突的描述。相关资料审核完成前，不应把一个网上报价视为承运许可。
封箱前做一次交叉核对
建议由备货人员核实实物，另一名经办人对照文件检查品名、数量、箱号与收件信息。将最后确认的文件版本和箱件照片留作交接依据；若拆箱补样或减少数量，先更新资料再重新封箱。发出后保留运单与收货联系路径，便于查询和补充说明。
- 品名能识别实际物品，而非只写“样品”。
- 数量、币种、价值信息在各文件中保持一致。
- 收件人已确认接收地点及资料配合方式。
- 货物属性、包装和承运接受条件均已核对。
常见问题
免费样品可以直接写零价值吗？
不要仅凭免费供样就自行填零。应说明实际寄送用途，并提供价值依据，由负责申报的人员按货物和目的地要求确认填写方式。
只寄一个带电样品，也要说明电池吗？
要如实说明。数量少不能替代属性审核，应提供电池与设备信息，再确认文件、包装和可用运输产品。
提供发票就一定能清关吗？
不能保证。发票只是资料的一部分，具体货物、目的地、申报主体和补充文件要求仍需核实。
参考资料
以下为官方资料入口；具体承运、平台和目的地要求请在发货前再次核实。