入库前：让商品和外箱都能被识别
先整理商品编号、名称、规格、条码、单件尺寸重量与包装方式，向仓库确认标签和入库预约要求。同一商品若有不同颜色、尺码或批次，应按约定分别建档，避免外观相近导致后续拣错。
发送预期入库数量和装箱对应关系，确认仓库是否按托、箱或件清点，是否提供外观检查，以及发现短少或破损后如何通知。不要默认入库费用已经包含逐件质检、换标或重新包装。
库存状态：到仓、上架和可售要分开看
建议将待清点、已上架、可售、已占用与异常库存分开记录。存在标签错误、数量争议或包装问题的货物，应先确认处理结果再纳入可用库存，避免客户下单后才发现实际无法出库。
是否支持系统对接、表格导入或人工下单，应由仓库确认。询问库存更新频率、盘点规则和订单占用逻辑，并约定出现数据不一致时由谁核查；不要把接口名称当成已经完成对接的证明。
- 入库回执：收到多少件、异常多少件、是否有差异记录。
- 库存明细：可售数量、已分配数量与需处理数量。
- 盘点反馈：差异处理人、证据和最终调整确认。
出库时：订单正确比生成单号更重要
每笔订单需要明确商品、数量、收件信息和配送要求。提前约定订单截单时间、取消与改址条件、缺货处理方式，并确认拣货后是否再次核验型号与数量。套装、赠品或特殊包装要作为独立操作要求说明。
区分订单接收、拣货完成、包装完成、单号生成和承运商实际交接。创建单号并不等于包裹已经离仓，仓库交给承运商也不等于收件人已签收。对外回复客户时，应使用当前能够确认的状态。
| 阶段 | 建议确认的结果 |
|---|---|
| 订单处理 | 订单是否成功接收、库存是否足够 |
| 拣货包装 | 型号、数量、包装与附加操作是否完成 |
| 出库交接 | 交接批次、单号与实际交出记录 |
| 配送跟进 | 实际承运方、轨迹及异常联系渠道 |
退件与退出安排，要在入库前问清
退回仓库的商品先确认是否可以接收、如何登记、是否需要拍照或检测，以及什么条件下可以重新上架。换标、维修、销毁或转仓是不同操作，不能默认全部包含在一件代发里，应逐项确认能力与收费。
选择合作方案时还应核对库存导出、转仓交接、结算与异常责任。鸿速达可依据商品、预计库存和订单特点核实仓储需求；具体仓库地点、合作方式及系统功能以确认结果为准，不应仅凭服务目录推定存在自营海外仓。
常见问题
一件代发是否包含从中国发到海外仓的头程？
不应默认包含。头程运输、清关、入库和仓内出库是不同服务段，应在报价中分别说明承接方、费用和责任。
订单有物流单号，是否说明仓库已经发货？
单号可能先于实际交接生成。应继续查看出库交接记录或承运方接收状态，再向客户说明实际进展。
退货到仓后可以直接再次销售吗？
需要先按约定检查包装、数量和商品状态，确认是否符合重新上架条件。退件接收不等于完成质量审核。
参考资料
以下为官方资料入口；具体承运、平台和目的地要求请在发货前再次核实。